Willkommen auf den Seiten des Auswärtigen Amts

Überprüfung von Urkunden aus der Republik Kosovo im Wege der Rechts- bzw. Amtshilfe

Apostille

Apostille, © www.apostille-service.de

10.10.2019 - Artikel

Da die Voraussetzungen für die Legalisation von öffentlichen Urkunden aus der Republik Kosovo nur in wenigen Fällen gegeben sind, werden die meisten Urkunden mit Billigung des Auswärtigen Amtes nicht legalisiert. Zu Ausnahmen dieser Verwaltungspraxis siehe nachstehende Ausführungen. Die Innen- und Justizbehörden der Bundesländer sind entsprechend unterrichtet.

Das Aussetzen der Legalisation war eine Folge davon, dass während des Kosovokrieges die ursprünglichen jugoslawischen Register nach Serbien verbracht wurden und das von der UNMIK-Verwaltung verantwortete Personenstandswesen eine erneute Registrierung aller Personen und Personenstandsfälle durchführen musste.

In den vergangenen Jahren hat sich das Personenstandswesen in Kosovo allerdings stark weiterentwickelt. Im Fall von Geburten, Eheschließungen und Todesfällen, die sich nach dem 18.02.2013 (Einführung des zentralen Personenstandsregisters der Republik Kosovo) ereignet haben, ist eine Legalisation von Personenstandsurkunden wieder möglich (s. Beitrag Legalisation).

Die Botschaft kann im Fall von Personenstandsurkunden, die sich auf Personenstandsfälle vor dem 19.02.2013 beziehen, in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte prüfen, ob der bescheinigte Sachverhalt mit dem Zentralregister übereinstimmt, auf welcher Grundlage die jeweiligen Eintragungen erfolgt sind, und hierdurch den inländischen Stellen Entscheidungshilfen geben. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt allein im Ermessen der Behörde oder des Gerichts, bei dem die Urkunde verwendet werden soll. Bei der Übersendung des Ersuchens wird gebeten, den Grund für die Urkundenüberprüfung anzugeben (z.B. Beurkundung einer Geburt, Befreiung von der Beibringung eines Ehefähigkeitszeugnisses) und zudem mitzuteilen, ob konkrete Hinweise dafür vorliegen, dass der Inhalt der verwendeten Urkunde unrichtig ist.

Ist der Urkundeninhaber / die Urkundeninhaberin im Bundesgebiet geboren, erfolgt mit Blick auf §54 Abs. 2 PStG keine vollumfängliche Urkundenüberprüfung, sondern die Botschaft bearbeitet lediglich konkrete Fragen der ersuchenden Behörde (zum Beispiel nach dem Familienstand des Urkundeninhabers oder etwaigen Diskrepanzen zwischen deutscher und kosovarischer Urkunde).

Scheidungsurteile können ebenfalls überprüft werden. Eine Legalisation von Scheidungsurteilen ist nicht möglich.

Privatpersonen können keine Urkundenprüfung veranlassen. Auch eine persönliche Vorsprache der Urkundeninhaber bei der Botschaft, um die Überprüfung einzuleiten bzw. Dokumente für die Urkundenüberprüfung abzugeben, ist nicht möglich. Die Ersuchen sind grundsätzlich vollständig von der ersuchenden Behörde zu übersenden.

Die Inlandsbehörde, die zur Klärung eines Sachverhalts die Überprüfung einer Urkunde benötigt, richtet hierzu ein Ersuchen an die Botschaft. Dem Ersuchen fügt sie folgende Unterlagen bei:

  • die zu überprüfende/n Urkunde/n mit je einer gut lesbaren einfachen Kopie
  • die ausgefüllte und unterschriebene Zustimmungserklärung des/der Urkundeninhabers/-in: Formular Zustimmungserklärung

Es wird dringend gebeten, keine zusätzlichen Unterlagen wie z.B. Fotos, Passkopien oder Übersetzungen von Gerichtsurteilen oder Personenstandsurkunden zu übersenden. Die Botschaft ist bemüht, alle Ersuchen so zügig wie möglich zu bearbeiten und bittet wegen des hohen Geschäftsanfalls von zusätzlichen Sachstandsanfragen abzusehen. Sachstandsanfragen von Privatpersonen können grundsätzlich nicht beantwortet werden.

Deutsche Behörden sollten zur Übermittlung ihrer Amtshilfeersuchen an die Botschaft den amtlichen Kurierweg über das Auswärtige Amt nutzen. Privatpersonen/Rechtsanwälte können Unterlagen dagegen nur auf dem normalen Postweg an die Botschaft übersenden.

Die Bearbeitungsdauer beträgt ca. 4 bis 5 Monate ab Eingang der vollständigen Unterlagen, in einigen Fällen kann die Erledigung auch mehr Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere die Überprüfung von Gerichtsurteilen kann mitunter bis zu 12 Monate dauern. Auf die Bearbeitungszeit der beteiligten kosovarischen Behörden hat die Botschaft leider keine Einfluss.

Hinsichtlich der unterschiedlichen Urkundenarten ist Folgendes zu beachten:

Im Juni 2015 wurde das Layout der Personenstandsurkunden und von den Standesämtern ausgestellten sonstigen Bescheinigungen geändert. Seither werden alle Urkunden und Bescheinigungen auf einheitlichem Trägerpapier in A4-Format gedruckt. Trotz einiger Neuerungen handelt es sich bei den – mehrsprachigen – Urkunden nicht um „internationale Urkunden“ nach dem Wiener CIEC-Übereinkommen von 1976. Kosovarische Urkunden des alten Formats können weiterhin überprüft werden.

Derzeit werden sowohl Geburtsurkunden als auch Auszüge aus dem Zentralregister ausgestellt. Die bis Juni 2015 ausgestellten Auszüge aus dem Geburtsregister entsprechen inhaltlich den neuen Auszügen aus dem Zentralregister. Beide Arten von Registerauszügen können weiterhin durch die Botschaft überprüft werden. Geburtsurkunden enthalten die zum Zeitpunkt der Geburt bzw. der Registrierung relevanten Daten, Auszüge aus dem Geburts- bzw. Zentralregister enthalten die zum Ausstellungszeitpunkt aktuellen Daten.

Wohnsitzbescheinigungen und Bescheinigungen über die gemeinsame Haushaltsführung können inhaltlich nicht überprüft werden und haben nach Ansicht der Botschaft nur einen sehr geringen Beweiswert. Da es in Kosovo kein dem deutschen vergleichbares Meldewesen gibt, basieren die Angaben zum Wohnsitz lediglich auf den mündlichen Angaben des Urkundeninhabers und sind nach den bisherigen Erfahrungen der Botschaft oft unzutreffend.

Heiratsurkunden werden nach Scheidung der Ehe oder Ableben eines Ehegatten nicht neu ausgestellt. Der Familienstand muss i.d.R. im Geburtsregister registriert werden und kann, sollte keine Heiratsurkunde vorliegen, auch über einen Auszug aus dem Zentralregister oder eine Familienstandsbescheinigung überprüft werden. Nur bei Überprüfung der Eheurkunde und damit des Inhalts des Eheregisters kann allerdings ermittelt werden, ob bei Anmeldung der Eheschließung alle gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen vorgelegt wurden.

Im Rahmen einer Urkundenüberprüfung kann die Vorlage einer Archivbescheinigung Anhaltspunkte für personenstandsrechtlich relevante Sachverhalte liefern, ist hinsichtlich der inhaltlichen Beweiskraft aber nicht mit einer Personenstandsurkunde gleichzusetzen. Sie enthält ein Freitextfeld, das das ausstellende Standesamt mitunter inhaltlich so ausgestaltet, wie die Urkundeninhaber dies wünschen.

Die jeweilige Originalurkunde sollte auf der Rückseite einen Überbeglaubigungsstempel des kosovarischen Innenministeriums tragen. Die Überbeglaubigung stellt eine erste Kontrolle der Echtheit und der Qualität der Urkunden durch die übergeordnete kosovarische Behörde dar. Für das Urkundenprüfungsverfahren ist sie nicht zwingend erforderlich; für eine Verwendung der Urkunden in einem späteren Einreiseverfahren ist die Überbeglaubigung allerdings notwendig.



Weitere Informationen/Merkblätter zum Ausdrucken:

nach oben