Grundsätzliches: Legalisation oder Urkundenüberprüfung?

Da die Voraussetzungen für die Legalisation von öffentlichen Urkunden aus der Republik Kosovo nur in wenigen Fällen gegeben sind, werden die meisten Urkunden mit Billigung des Auswärtigen Amtes nicht legalisiert. Zu Ausnahmen dieser Verwaltungspraxis siehe nachstehende Ausführungen. Die Innen- und Justizbehörden der Bundesländer sind entsprechend unterrichtet.

Das Aussetzen der Legalisation war eine Folge davon, dass während des Kosovokrieges die ursprünglichen jugoslawischen Register nach Serbien verbracht wurden und das von der UNMIK-Verwaltung verantwortete Personenstandswesen eine erneute Registrierung aller Personen und Personenstandsfälle durchführen musste.

In den vergangenen Jahren hat sich das Personenstandswesen in Kosovo allerdings stark weiterentwickelt. Im Fall von Geburten, Eheschließungen und Todesfällen, die sich nach dem 18.02.2013 (Einführung des zentralen Personenstandsregisters der Republik Kosovo) ereignet haben, ist eine Legalisation von Personenstandsurkunden wieder möglich (s. Beitrag Legalisation).

Welche Urkunden können überprüft werden?

Grundsätzlich gilt:

Deutsche Behörden können ausländische öffentliche Urkunden selbst als echt anerkennen (vgl. § 438

Abs. 1 ZPO).

Nur wenn konkrete Anhaltspunkte für die Unrichtigkeit der Urkunde(n) vorliegen und diese auch benannt werden können, kann eine Urkundenüberprüfung beantragt werden. Gemäß § 438 Abs. 1, § 286 ZPO liegt die Entscheidung, ob letztlich eine Urkundenüberprüfung durchgeführt wird oder das Ersuchen mangels Anhaltspunkten für eine Unrichtigkeit zurückgewiesen wird, bei der Botschaft.

Hinsichtlich der unterschiedlichen Urkundenarten ist Folgendes zu beachten:

Im Juni 2015 wurde das Layout der Personenstandsurkunden und von den Standesämtern ausgestellten sonstigen Bescheinigungen geändert. Seither werden alle Urkunden und Bescheinigungen auf einheitlichem Trägerpapier in A4-Format gedruckt. Trotz einiger Neuerungen handelt es sich bei den – mehrsprachigen – Urkunden nicht um „internationale Urkunden“ nach dem Wiener CIEC-Übereinkommen von 1976. Bitte beachten Sie, dass kosovarische Urkunden des alten Formats nur bezüglich des Inhalts überprüft werden können, die formelle Richtigkeit dieser Urkunden kann dagegen nicht geprüft werden.

Derzeit werden sowohl Geburtsurkunden als auch Auszüge aus dem Zentralregister ausgestellt. Die bis Juni 2015 ausgestellten Auszüge aus dem Geburtsregister entsprechen inhaltlich den neuen Auszügen aus dem Zentralregister. Beide Arten von Registerauszügen können weiterhin durch die Botschaft überprüft werden. Geburtsurkunden enthalten die zum Zeitpunkt der Geburt bzw. der Registrierung relevanten Daten, Auszüge aus dem Geburts- bzw. Zentralregister enthalten die zum Ausstellungszeitpunkt aktuellen Daten. Ist der Urkundeninhaber / die Urkundeninhaberin im Bundesgebiet geboren, erfolgt mit Blick auf §54 Abs. 2 PStG keine vollumfängliche Urkundenüberprüfung, sondern die Botschaft bearbeitet lediglich konkrete Fragen der ersuchenden Behörde (zum Beispiel nach dem in Kosovo registrierten Familienstand des Urkundeninhabers). Gleiches gilt für Geburten in einem sonstigen Drittstaat.

Wohnsitzbescheinigungen und Bescheinigungen über die gemeinsame Haushaltsführung können inhaltlich nicht überprüft werden und haben nach Ansicht der Botschaft nur einen sehr geringen Beweiswert. Da es in Kosovo kein dem deutschen vergleichbares Meldewesen gibt, basieren die Angaben zum Wohnsitz lediglich auf den mündlichen Angaben des Urkundeninhabers und sind nach den bisherigen Erfahrungen der Botschaft oft unzutreffend.

Heiratsurkunden werden nach Scheidung der Ehe oder Ableben eines Ehegatten nicht neu ausgestellt. Der Familienstand muss i.d.R. im Geburtsregister registriert werden und kann, sollte keine Heiratsurkunde vorliegen, auch über einen Auszug aus dem Zentralregister oder eine Familienstandsbescheinigung überprüft werden. Nur bei Überprüfung der Eheurkunde und damit des Inhalts des Eheregisters kann allerdings ermittelt werden, ob bei Anmeldung der Eheschließung alle gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen vorgelegt wurden. Kosovarische Heiratsurkunden mit Eheschließungsort außerhalb Kosovos (Nachbeurkundung einer Eheschließung im Ausland im kosovarischen Personenstandsregister) können nicht überprüft werden.

Scheidungsurteile können ebenfalls überprüft werden. Eine Legalisation von Scheidungsurteilen ist dagegen nicht möglich.

Im Rahmen einer Urkundenüberprüfung kann die Vorlage einer Archivbescheinigung Anhaltspunkte für personenstandsrechtlich relevante Sachverhalte liefern, ist hinsichtlich der inhaltlichen Beweiskraft aber nicht mit einer Personenstandsurkunde gleichzusetzen. Sie enthält ein Freitextfeld, das das ausstellende Standesamt mitunter inhaltlich so ausgestaltet, wie die Urkundeninhaber dies wünschen.

Die Überprüfung der Echtheit von Diplomen und Zeugnissen gehört grundsätzlich nicht zu den Aufgaben der Botschaft.

Beantragung einer Urkundenüberprüfung

Die Botschaft kann im Fall von Personenstandsurkunden, die nicht legalisiert werden können (s.o.), in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte prüfen, ob der bescheinigte Sachverhalt mit dem Zentralregister übereinstimmt, auf welcher Grundlage die jeweiligen Eintragungen erfolgt sind, und hierdurch den inländischen Stellen Entscheidungshilfen geben. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt allein im Ermessen der Behörde oder des Gerichts, bei dem die Urkunde verwendet werden soll. Bei der Übersendung des Ersuchens wird gebeten, den Grund für die Urkundenüberprüfung anzugeben (z.B. Beurkundung einer Geburt, Befreiung von der Beibringung eines Ehefähigkeitszeugnisses) und zudem mitzuteilen, ob konkrete Hinweise dafür vorliegen, dass der Inhalt der verwendeten Urkunde unrichtig ist.

Zur Übermittlung ihrer Amtshilfeersuchen an die Botschaft sollten deutsche Behörden und Gerichte den amtlichen Kurierweg über das Auswärtige Amt nutzen.

Privatpersonen können keine Urkundenprüfung veranlassen. Auch eine persönliche Vorsprache der Urkundeninhaber bei der Botschaft, um die Überprüfung einzuleiten bzw. Dokumente für die Urkundenüberprüfung abzugeben, ist nicht möglich. Die Ersuchen sind grundsätzlich vollständig von der ersuchenden Behörde zu übersenden

Die Inlandsbehörde, die zur Klärung eines Sachverhalts die Überprüfung einer Urkunde benötigt, richtet hierzu ein Ersuchen an die Botschaft. Dem Ersuchen fügt sie folgende Unterlagen bei:

• die zu überprüfende/n Urkunde/n mit je einer gut lesbaren einfachen Kopie
• die ausgefüllte und unterschriebene Zustimmungserklärung des/der Urkundeninhabers/-in:

Es wird dringend gebeten, keine zusätzlichen Unterlagen wie z.B. Fotos, Passkopien oder Übersetzungen von Gerichtsurteilen oder Personenstandsurkunden zu übersenden. Die Botschaft ist bemüht, alle Ersuchen so zügig wie möglich zu bearbeiten und bittet wegen des hohen Geschäftsanfalls von zusätzlichen Sachstandsanfragen abzusehen. Sachstandsanfragen von Privatpersonen können grundsätzlich nicht beantwortet werden.

Bei der Einreichung von Personenstandsurkunden (Geburtsurkunden, Auszügen aus dem Zentralregister, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Zertifikate über den Familienstand, Archivbescheinigungen) ist darauf zu achten, dass diese aktuell ausgestellt und mit einem Überbeglaubigungsvermerk des kosovarischen Innenministeriums auf der Rückseite versehen sind. Geburtsurkunden enthalten die zum Zeitpunkt der Geburt bzw. Nachregistrierung gültigen Angaben, Auszüge aus dem Zentralregister enthalten die zum Ausstellungzeitpunkt aktuellen Daten.

Gebühren und Bearbeitungszeit

Derzeit erteilen kosovarischen Behörden der Botschaft Auskünfte zu kosovarischen Urkunden kostenfrei. Für Urkundenüberprüfungen im Rahmen der Amtshilfe entstehen daher aktuell keine Gebühren.

Die Bearbeitungsdauer beträgt im Normalfall mind. 6 bis 8 Monate ab Eingang der vollständigen Unterlagen bei der Botschaft, in einigen Fällen kann die Erledigung auch mehr Zeit in Anspruch nehmen. Die Bearbeitungszeiten der lokal zuständigen Behörden sind dabei sehr unterschiedlich, so dass genauere Angaben/Prognosen nicht möglich sind. Insbesondere die Überprüfung von Gerichtsurteilen kann mitunter 12 Monate oder länger dauern.

Bitte beachten Sie, dass die langen Bearbeitungszeiten nicht bei der Botschaft selbst entstehen. Die Dokumente werden zur Überprüfung an die zuständigen kosovarischen Behörden weitergeleitet, deren Antwort abgewartet werden muss. Die Botschaft hat leider keine Möglichkeit, auf die Bearbeitungszeiten der zu beteiligenden kosovarischen Behörden Einfluss zu nehmen und kann daher die Bearbeitung auch nicht beschleunigen.