Certifikatat e huaja si p.sh të martesës apo autorizimet si të tilla nuk pranohen nga entet gjermane. Në mënyrë që këto të njihen në Gjermani, duhet së pari të verifikohet vërtetësia e tyre përmes legalizimit.

Marrëveshja ndërkombëtare per Apostile nuk zbatohet në mes të Kosovës dhe Gjermanisë. Për këtë arsye certifikatat kosovare nuk vulosen me vulë Apostile. Në disa raste, megjithatë egziston mundësia që certifikatat e gjendjes civile të legalizohen përmes ambasades gjermane në Prishtinë.

Cilat certifikata mund të legalizohen?

Mund të legalizohen vetëm certifikatat e gjendjes civile, të cilat iu referohen gjendjeve civile (d.m.th. lindjeve, lidhjeve të martesave dhe vdekjeve) në Kosovë që kanë ndodhur me apo pas datës 19.02.2013 (Lansimi i regjistrit qendror i të dhënave personale të Republikës së Kosovës). Me këtë rast data e lëshimit të certifikatës është irelevante. Për certifikata të tjera zyrtare nga Republika e Kosovës, ose për certifikata kosovare, të cilat vërtetojnë regjistrimin e një rasti të gjendjes civile të ndodhur jashtë Kosovës (p.sh. regjistrimi i një lindjeje, lidhjeje të një martese, apo të një vdekje të ndodhur jashtë Kosovës, në regjistrin kosovar të të dhënave personale) aktualisht nuk përmbushën kriteret e parapara për legalizim. Kjo vlen për certifikatat e përgatitura nga noterët kosovarë si dhe vërtetimet zyrtare si psh. vërtetimet e gjendjes martesore, të vendbanimit, të shtetësisë dhe vërtetimet nga arkivi. Me miratimin e Ministrise së Punëve të Jashtme, te gjitha këto certifikata si dhe të gjitha certifikatat e gjendjes civile të lëshuara para datës së lartëcekur, nuk mund të legalizohen. Në raste të domosdoshme mund të bëhet një verifikim i certifikatave (shih fletëinformacionin e veçantë).

Parakusht për legalizimin përfundimtar të një cerfitikate nga ana e ambasadës është vërtetimi paraprak me vulë të verifikimit nga ana e Ministrisë së Punëve të Brendshme të Republikës së Kosovës:

Ministria e Punëve të Brendshme Agjencia e Regjistrimit Civil
Zyra për Komunikim Publik
Rruga: "Luan Haradinaj" p.n.
10000 Prishtinë, Republika e Kosovës

Tel: + 381 (0) 38 200 19 545
E-Mail:  zip-mpb@rks-gov.net

Gjuhët e korrespondencës janë: gjuha shqipe, serbe dhe angleze.

Vula e verifikimit duhet të permbajë nënshkrimin e shkruar me dorë dhe vulën në origjinal. Vulat e verifikimit me nënshkrim/vulë të skanuar ose të shtypur fatkeqësisht nuk mund të pranohen për legalizim.

Si bëhet legalizimi?

Legalizimi i certifikatave origjinale (jo më të vjetra se 6 muaj)  të vulosura me vulën aktuale verfikuese nga Ministria e Punëve të Brendshme kosovare mund të bëhet në dy mënyra:

1. Mund të paraqiteni personalisht dhe ta dorëzoni certifikaten për legalizim.

Së pari ju duhet të caktoni një termin përmes sistemit tonë Online (jo përmes telefonit mobil) në rubrikën „ Legalizimi i çertifikatave kosovare të gjendjes civile“.

Lejohet edhe paraqitja e një personi të tretë me një autorizim joformal nga pronari i dokumenteve/certifikatave.

Pergjatë terminit bëhet dorëzimi i certifikatës për legalizim si dhe pagesa (në vlerë prej 30,00 EUR për cdo certifikatë). Pas legalizimit, kthimi i dokumentacionit bëhet përmes Postës së Kosovës. Si alternativë tjetër e kthimit të dokumentacionit mund të blihet një zarf DHL në sallën e pritjes së Ambasadës. Marrja personale e certifikatave të legalizuara fatkeqësisht nuk është e mundur.

2. Mund ta dorëzoni certifikatën përmes postës apo ta dorëzoni tek porta kryesore e Ambasadës:

Ju lusim që dokumentet ne vijim t’i dërgoni me postë në ambasadë ose t’i dorëzoni në një zarf të mbyllur tek porta (hyrja kryesore) e ambasadës:

• Formularin e plotësuar komplet dhe të nënshkruar nga poseduesi i çertifikatës Kërkesa për legalizim të çertifikatës
• Certifikata e legalizuar/certifikatat e legalizuara dhe të vulosura me vulën aktuale verifikuese të Ministrisë të Punëve të Brendshme të Republikës së Kosovës
• Kopjen e letërnjoftimit apo pasaportës së vlefshme të poseduesit të certifikatave.

Tarifa për legalizim është 30,00 Euro për çdo certifikatë të gjendjes civile. Pas legalizimit, kthimi i dokumentacionit bëhet përmes Postës së Kosovës.  Mundësi tjetër është që dokumentacionit ti bashkangjitet një zarf i DHL-së i parapaguar dhe i adresuar qoftë për kthim të dokumentacionit brenda apo jashte territorit të Republikës së Kosovës. Për adresim dhe parapagim të saktë përgjegjësinë e bart vetë aplikuesi.

Udhëzim me rëndësi: Ju lusim që kërkesës me shkrim të mos i bashkangjisni para ose qeqe. Pagesa e tarifës për legalizim(kërkesa permës postës) bëhet vetëm përmes transferit bankar. Pas pranimit dhe verifikimit të dokumenteve tuaja, ju do të pranoni një email nga ambasada me të dhënat e bankës, shumën e tarifës që duhet paguar si dhe numrin e regjistrit, të cilin duhet ta cekni në transfer. Ju lusim që të mos bëni transfer para se kjo të kërkohet nga ju, sepse pagesat pa numer të regjistrit nuk mund të përpunohen.

Ju lutemi mos dërgoni asnjë dëshmi transferimi/pagese në ambasadë!

Si do ta marr unë certifikatën e legalizuar?

Kthimi i çertifikatës së legalizuar zakonisht bëhet përmes postës (brenda Kosoves me rekomandë), marrja personale nuk është e mundur. Çertifikata e legalizuar do të dërgohet në adresën e dhënë nga ju 2 - 4 javë pas pranimit të pagesës së tarifës në xhirollogarinë tonë.